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3か月間実践!我が家の書類整理~Before→After~

書類整理

去年の12月末からスタートした自宅の書類整理(ホームファイリング)。約3か月間、学び日記①~⑥をお伝えしてきました。今回はちょっと目線を変えて、我が家の書類整理をBefore→Afterでお伝えしていきます😊

我が家が取り入れたホームファイリングを実例として見ていただき、メリットや実際のイメージを感じ取っていただければ嬉しく思います。では、始まり始まり~😆

【Before】簿冊式(リング式、ポケット式)の書類収納でした!

以前はポケットファイルに目的別に収納していました。コロナ禍でおうち時間が増えたことで、書類整理をする時間ができて自分なりに家族が分かるようにと整理、収納していました。

自分の思考メモなどをまとめたこのサイトの土台となる部分をつづったA3のキングファイル。こちらはパンチで穴をあけてから綴る作業が手間でした。必要な部分だけを取り出すのも一苦労😅

そのほかの書類もリング式とポケット式が多く、空っぽのシートがあったり、中身とファイルの大きさが合わなくなってもそのままだったり。

そしてなんといっても収納場所がバラバラで、家族はどこに何があるか、その場所にいかないとわからない。私しか知らない・・・というかなり危険な状態💦💦

ポケット式収納の困りごと
  • 不要な書類が出た時に取り出しが面倒
  • 必要な書類を抜き取るとそのページだけが空になり入れ替え作業が手間
リング式収納の困りごと
  • アクション数が多い(ファイルを取り出す、書類に穴をあける、リングを開く、書類を綴じる、ファイルを戻す)
  • ファイル自体が重たい
  • 背表紙が10センチぐらいあるものもあり、中身が少ないのに幅をとる
  • 金属がついているので処分する時に手間がかかる

私の場合は、ある程度の整理ができていると思っていましたが、家全体の書類として「情報」をとらえたときに「見えていない部分」があったなと思いました。自分だけが知っている、毎日の書類が回ればそれでOKかなと、「見える部分」の整理をしていたと思います。

でも、皆さんも心当たりないですか?こんな困りごと・・・。

書類自体の困りごと
  • よく分からないまま、とりあえず保管している
  • 家族にとって大切な書類(情報)がどこにあるのか、何があるのかも家族自身が分かっていない
  • あとで見ようと思って取っておいた情報が埋もれていてどこにあるか分からない
  • 大切な子供の賞状や思い出写真…大切だからと箱に入れてそのまま放置

そこで、今回は『バーチカルファイリング』で書類整理をすることにしました。バーチカルファイリングについてはAfterでご説明しますね😉では、Afterをどうぞ~♪

【After】バーチカルに書類を収納、管理して「情報」を活用する

書類をファイリング(管理)するには「簿冊式(ポケット・リングなど)」と「バーチカル式」があります。今回、我が家で採用する「バーチカル式」は、個別フォルダに書類を挟み、垂直に立ててファイリング(管理)していく方法です。

バーチカルファイリングのメリット
  • 書類を立てて収納するので省スペース
  • 必要な書類だけをサッと取り出すことができる
  • 不要となった書類も専用の個別フォルダを取り出せばOK(書類の増減に対応!)
  • 書類に穴をあけることなく綴ることが可能(コピーもラクラク)
  • 個別フォルダは基本は紙製を使用するので処分も簡単
  • 書類の管理表を作成するので、家族も迷わずほしい情報にたどり着ける

バーチカルファイリングで使う収納用品は紙製の「個別フォルダ」です。他にもPP製や透明のものもあるので、使うシーンに応じて変えてみるのもいいですね。こちらは紙製の個別フォルダ↓

個別フォルダに挟む書類の名前を見出し部分につけることによって、中身が把握でき、取り出したい時にサッと取り出せます。カラーラベルをつけることで視覚的にも感覚的にも分かりやすくなります。

個別フォルダを収納するスペースとしては、キャビネットや学習ワゴンなどがおすすめですが、ご家庭の場合は私のようなファイルボックスでも対応できます。

ただファイルボックスもPP製は重たくなるので、置く場所を考える必要もあります。丈夫な紙製のファイルボックスもあるので、そこはお好みで。

また、書類の整理をきちんと行っているので、分類がしっかりと分かれて収納されています。ここでは『ガイド』という個別フォルダより少し厚めのものを分類の切り替え時に挟み、仕切っていきます。

書類に書かれている情報を整理し、分かりやすく、見つけやすい名前をつけて収納していきます。

そして大切なのが、我が家の「書類の地図」=「ファイル管理表」です。

エクセルで作成する「ファイル管理表」。書類のまとまりを個別フォルダで作り(個別フォルダ化)そのフォルダ名を分類、一覧にしたもの。管理表をたどることで情報の場所を瞬時に判断することができます。

我が家にとって大切な書類、必要な書類が家族に分かりやすく、私がいなくてもちゃんと目的の書類にたどりつけるように…。

今回、実際に取り組んでみてさまざまな効果がありました。

見た目の美しさ・スッキリさ・情報の見える化などバーチカルファイルリングにする前と比べると大きな違いがありますが、何よりも家族を巻き込んでの作業だったことで、みんなが書類に興味を持ってくれたということが一番の効果です✨

「え?それ何?」「それは大切に保管してほしい」など、家族の要望を聞くことによって、家族が興味を持ち、家の中の大切な情報の一部だということを認識してくれたことが何より嬉しい。

そして、この家やそこに住む私たち、日々のいろいろな出来事…そんな何気ない日常に改めてたくさんの気づきがあり、感謝することができた「ホームファイリング」でした~😊😊

さて、3か月に渡る我が家の書類整理(ホームファイリング)のBefore、After、皆さんの参考になりましたでしょうか??

バーチカルファイリングで書類を活用しやすく収納・管理することができますが、大切なことは日々、家の中に入ってくる書類の流れを意識して、「要不要の判断」=「整理」をしていくことです。

バーチカルファイリングを作っていく中で整理する力がついていき、「判断基準」が明確になっていきます。次第に頭の中もクリアになっていきますよ😉

書類整理(ホームファイリグ)に興味がある方は、お気軽にお問合せくださいね。